Gestire i gruppi di agende

I Gruppi di Agende su Ready Pro nascono per semplificare il coordinamento quotidiano, permettendo a più utenti di lavorare contemporaneamente sulla pianificazione delle attività aziendali.
All'interno di un gruppo, la visualizzazione integrata consente ai diversi membri del team di operare in modo dinamico e centralizzato.

Gli operatori abilitati possono infatti interagire direttamente sulle rispettive agende, effettuando operazioni incrociate in tempo reale:
- Visualizzazione reciproca: Monitorare istantaneamente gli impegni e le disponibilità dei colleghi inclusi nel gruppo.
- Modifica e aggiornamento: Intervenire sugli appuntamenti esistenti per rinvii, cambi di note o assegnazioni.
- Inserimento e cancellazione: Creare nuovi impegni per conto terzi o rimuovere attività non più necessarie.

Supponiamo di voler creare un gruppo di agende per il reparto di assistenza tecnica composto dagli operatori Mario e Luigi che ricoprono il ruolo di tecnico e che quindi possono interagire reciprocamente sulle proprie agende.
Inoltre questo gruppo deve essere visibile e gestito anche dall'operatrice Giulia che riceve le telefonate in azienda e deve avere facoltà di fissare e gestire gli appuntamenti nelle agende dei tecnici.
Infine anche l'amministratore Carlo potrebbe avere l'esigenza di interagire in questo gruppo di agende in quanto coordinatore generale.

Per ottenere questo risultato occorre, prima di tutto, occorre verificare che, nell'agenda di entrambi, i tecnici siano abilitati alla visualizzazione e alla gestione tutti gli altri operatori coinvolti in questo processo.

Verificati questi requisiti di base, andiamo a creare il gruppo di agende, operazione che, nel nostro esempio, può svolgere l'operatore Carlo in qualità di amministratore.

Assegniamo quindi una descrizione al gruppo.

Dopodichè, nel tab Impostazioni, andiamo ad aggiungere le agende degli operatori che devono essere condivise e visibili nel gruppo, in questo esempio quelle dei due tecnici.

Come possiamo notare, è importantissimo che i due operatori tecnici abbiano abiliato alla visualizzazione della propria agenda:
- l'altro tecnico reciprocamente
- Giulia l'operatrice in amministrazione
- Carlo l'amministratore

A questo punto, dal tab Autorizzazioni operatori, andiamo ad aggiungere gli operatori che, oltre all'amministratore, possono visualizzare questo gruppo di agende.

Dopo aver salvato il gruppo di agende,

lo troviamo nell'elenco agende dell'amministratore, pronto per essere condiviso anche sulle agende degli alri operatori abilitati.

Il gruppo di agende viene visualizzato in agenda come un blocco unico su ogni giorno comprendente le agende dei due operatori configurati.

Come possiamo notare, l'operatrice Giulia potrà accedere al gruppo di agende Assistenza tecnica ed inserire appuntamenti su entrambe le agende dei tecnici.

A loro volta i tecnici potranno visualizzare e operare sul gruppo di agende,

oppure direttamente sulla propria agenda.